Dokumentenmanagement-System

Dokumente ohne DMS

Dokumente mit DMS

Die Hauptbereiche eines DMS sind: Dokumente erfassen, Speichern/Indizieren und Suchen/Darstellen.

Das Erfassen der Dokumente kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Das manuelle Scannen mit einem Dokumentenscanner ist der einfachste Weg.
Die gescannten Dokumente werden in einem festgelegten Dateiordner gespeichert und automatisch vom DMS eingelesen. Darüber hinaus können beliebige
IT-Systeme selbsterzeugte Dokumente in den festgelegten Dateiordner ablegen. Zusätzlich bieten alle professionellen DMS eine API-Schnittstelle an.
Hierbei werden die Dokumente direkt von einem IT-System in das DMS eingefügt.

Das Speichern erfolgt mit verschiedenen technischen Attributen (z.B. Datum und Uhrzeit, Benutzer, Dateiname). Zusätzlich werden die Inhalte der Dokumente durchsucht. Dies geschieht durch direktes Lesen der enthaltenen Texte oder mittels OCR (Texterkennung). Die gespeicherten Dokumente können dann im nächsten Schritt manuell mit spezifischen Tags (Kennzeichen) versehen werden und passenden Aktenordnern (z.B. Rechnungen) zugeordnet werden. Dies dient der Kategorisierung der Dokumente und erleichtert das spätere Finden.

Die gespeicherten Dokumente können dann mittels verschiedener Suchkriterien gezielt gesucht werden. Alle gefundenen Dokumente werden in einer Vorschauliste angezeigt. Aus dieser Vorschauliste sind die einzelnen Dokumente zum Anzeigen, Drucken oder Versenden (E-Mail) wählbar.