Dieses quelloffene DMS zeichnet sich durch einen sehr großen Funktionsumfang aus. Es ist gleichermaßen für KMU und Großunternehmen geeignet.

Unter Beachtung der GPL 2.0 Lizenz ist die Nutzung der Software kostenlos und kann bei Bedarf an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Die offizielle Homepage finden Sie hier Mayan EDMS.

Merkmale und Funktionen:

• Dokument-Versionierung

  • Sie können viele Versionen desselben Dokuments speichern, herunterladen oder zu einer früheren Version zurückkehren.

• Digitale Signaturen

  • Überprüfen Sie die Authentizität von Dokumenten, indem Sie ihre eingebetteten kryptografischen Signaturen überprüfen oder getrennte Signaturen für Dokumente hochladen, die nach der Speicherung signiert wurden.

• Unterschriftenerfassung

  • Bei der Unterschriftenerfassung handelt es sich um die digitale Erfassung handschriftlicher Unterschriften.

  • Wird häufig für Geschäftstransaktionen und die Unterzeichnung von Fernverträgen verwendet.

• Benutzerdefinierte Dokumentmetadaten

  • Einem Dokumenttyp können mehrere Metadatenfelder zugeordnet werden; aus technischen Gründen, gesetzlichen oder strukturellen Anforderungen wie z.B. Dublin core oder ISO 23081.

  • Metadatenfelder können einen Anfangswert haben, der statisch sein oder durch ein vom Benutzer bereitgestellten Vorlagencode bestimmt werden kann.

• Dokumente können aus verschiedenen Quellen hochgeladen werden.

  • Lokale Datei- oder serverseitige Datei-Uploads, multifunktionale Scanner oder auch per E-Mail.

• Professionelle Softwareentwicklung

  • Multidisziplinäres Team mit jahrzehntelanger Erfahrung im Enterprise System Engineering und Erfahrung in der Entwicklung von Unternehmenssoftware.

• Erweitertes Zugangskontrollsystem

  • Durchgängig ist eine rollenbasierte Zugriffskontrolle implementiert. Es ist möglich, eine unbegrenzte Menge verschiedener Rollen zu erstellen.

  • Für jede von Benutzern ausgeführte atomare Operation gibt es eine Berechtigung.

• Vorschauen für viele Dateiformate

  • Mayan EDMS bietet die Generierung einer Bildvorschau für viele gängige Dateiformate.

• Unterstützung des Office-Dokumentformats

  • Mayan EDMS kann das Vorhandensein von LibreOffice erkennen und damit Vorschauen für Textverarbeitungsdateien, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen.

• Volltextsuche

  • Dokumente können nach ihrem Textinhalt, ihren Metadaten oder anderen Dateiattributen wie Name, Erweiterung, usw. durchsucht werden. Mehrere Such-Engines werden unterstützt.

• Konfigurierbare Dokumentengruppierung

  • Automatische Verknüpfung von Dokumenten basierend auf Metadatenwerten oder Dokumenteigenschaften.

• Automatische OCR-Verarbeitung

  • Die Aufgabe, Text aus Dokumenten per OCR zu transkribieren, kann verteilt werden zwischen mehreren physischen oder virtuellen Computern, um die Belastung zu verringern oder die Verfügbarkeit zu erhöhen.

  • Die aktuelle Sprache des Dokuments wird an die entsprechende OCR-Engine übergeben, um die Texterkennungsrate zu erhöhen.

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche

  • Mayan EDMS wurde mit dem Django-Framework geschrieben und kann in praktisch jede auf der Welt gesprochene Sprache übersetzt werden.

• Plug-in-Speicher-Backends

  • Integrierte Unterstützung für Dateisystemspeicher.

  • Es ist sehr einfach, Plugins von Drittanbietern zu verwenden, beispielsweise die für Amazon EC2 verfügbaren.

  • Nutzen Sie Cloud-Objektspeicher wie S3 oder vor Ort mit Minio.

• Workflows (Arbeitsabläufe)

  • Verfolgen Sie den Status von Dokumenten zusammen mit dem Protokoll der vorherigen Statusänderungen.

  • Nutzen Sie die Workflow-Engine, um Geschäftsprozesse durch die Ausführung von Systemaktionen zu automatisieren.

  • Lösen Sie externe Prozesse über den Workflow aus. Führen Sie Aktionen in anderen Systemen aus, wenn ein Dokument einen bestimmten Status erreicht, um eine vollständige Geschäftsautomatisierung zu erreichen.

  • Halten Sie Vorschriften ein, indem Sie den automatischen Statusablauf und die Workflow-Eskalation nutzen.

• Zerstörungsfreie Neuzuordnung und Deaktivierung von Seiten

  • Ändern Sie die Reihenfolge der Seiten der in ein Dokument hochgeladenen Dateien oder deaktivieren Sie diese, um sie aus der Ansicht zu entfernen. Seiten aus mehreren Dokumentdateien können auch zusammengefügt oder angehängt werden, um daraus mehrere Dokumentversionen zu erstellen.

• Automatisches erkennen doppelter Dokumente.

  • Erweiterbares System, um spezifische Suchkriterien für Duplikate zu ermöglichen. Standardmäßig werden Backends bereitgestellt, um nach Dokumenten mit gleichen Dateinamen zu suchen.

• Komplettes Ereignisverfolgungssystem

  • Jede im System ausgeführte Aktion wird aufgezeichnet, ideal für Audit-Prüfungen.

  • Benutzer und andere Apps können Ereignisse abonnieren, um Aktionen auszuführen oder Benachrichtigungen bereitzustellen.

• Zerstörungsfreie Bildtransformationen

  • Unterstützung für mehrschichtige Bilder. Jede Ebene kann unterschiedliche Berechtigungslayouts unterstützen, um die Bildbearbeitung auf unterschiedliche Rollen zu beschränken.

  • Drehen, beschneiden und spiegeln Sie Bilder, um fehlerhafte Scans zu korrigieren.

  • Jede Transformation kann rückgängig gemacht werden und verändert niemals die hochgeladene Datei.

  • Benutzer-Overlays zum Hinzufügen von Datenschutzfunktionen zu internen Dokumenten, die nicht zum Drucken bestimmt sind.

  • Fügen Sie eine Schwärzung hinzu, um vertrauliche Informationen vor der Veröffentlichung auszublenden.

• Konfigurierbares Authentifizierungssystem

  • Nutzen Sie die bereitgestellten Standard-Benutzernamen- oder E-Mail-Authentifizierungs-Backends für eine schnelle Bereitstellung oder installieren Sie Ihr eigenes Authentifizierungssystem.

  • Kann erweitert werden, um Single Sign-On, LDAP oder andere Protokolle zu unterstützen.

• Automatische Extraktion von Dateimetadaten

  • Nutzen Sie zusätzlich zu den von Ihrer Organisation definierten Metadaten die integrierten Metadaten, die in vielen Dateiformaten verfügbar sind.

  • Zusätzliche Autoreninformationen, Kameraeinstellungen zum Aufnehmen eines Fotos oder auch GPS-Koordinaten.

  • Extrahierte Dateimetadaten können in anderen Apps des Systems verwendet werden, um beispielsweise eine automatische Kategorisierung nach GPS-Koordinaten durchzuführen.

• Kann in vielen verschiedenen Umgebungen, Anbietern und Hardware eingesetzt werden.

  • Führen Sie eine direkte Python-Installation durch, um maximale Kontrolle und Leistung zu erzielen.

  • Verwenden Sie das offizielle Docker-Image für eine einfachere Installation und Skalierbarkeit.

  • Bereitstellung auf einer virtuellen Maschine, direkter Hardware, einer öffentlichen Cloud, einer privaten Cloud oder einem Einplatinencomputer.

  • Wurde erfolgreich in der IBM Cloud, Google Cloud, Digital Ocean und Azure bereitgestellt. Entweder mit Docker, Docker Compose, Docker Machine und Kubernetes.

• Skalierbar als Gestaltungsprinzip

  • Erweitern Sie Ihr Dokumenten-Repository ohne zukünftige Kapazitätsprobleme.

  • Umfangreiche Regressionstests stellen sicher, dass jede Version schneller ist als die vorherige.

  • Die Standardinstallation ist auf hunderttausende Dokumente skalierbar.

  • Abgestimmte Installationen lassen sich auf Millionen von Dokumenten skalieren.

• Farbcodierte Tags

  • Zur intuitiven Erkennung können beschriftete und farbcodierte Tags zugewiesen werden.

• Batch-Uploads

  • Viele Dokumente können in einer einzigen Aktion hochgeladen werden.

  • Klonen Sie die Metadaten eines Dokuments, um das Hochladen zu beschleunigen und sich wiederholende Dateneingaben zu vermeiden.

• Werkzeuge zur Zusammenarbeit

  • Besprechen Sie Dokumente oder kommentieren Sie neue Versionen eines Dokuments.

• Unterstützung für mehrseitige Dokumente.

  • Es werden mehrseitige PDF-Dateien, Office-Dateien und TIFF-Dateien unterstützt.