Workflow

ohne WF

mit WF

Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist die räumliche und zeitliche Reihenfolge von einzelnen Arbeitsvorgängen.

Durch die Kombination von DMS und WF entsteht eine regelbasierte Dokumentenbearbeitung. Hierbei wird beim Erfassen von festgelegten Dokumentarten
ein zuvor definierter Workflow gestartet. Eine erfasste Rechnung muss vor dem Bezahlen inhaltlich geprüft werden. Dies wird durch Person A innerhalb des Workflows erledigt. Nachdem Person A die Rechnung inhaltlich geprüft hat, kann Person B die Rechnung zur Zahlung freigeben. Danach kann Person C den Rechnungsbetrag überweisen und die Rechnung im Workflow als bezahlt kennzeichnen.

Für jeden Workflow können beliebige Vorgänge definiert werden, auch mit parallelen Vorgängen und mit UND/ODER-Verküpfungen.

Da die Workflow-Vorgänge (Status des Vorganges) in die Suche eingebunden werden können, ergeben sich fein granulierte Suchmöglichkeiten.